Devi adeguare il tuo sistema di gestione Qualità alla ISO 9001:2015?

Sei alla ricerca di un metodo che ti consenta di attrarre la Direzione, valorizzare i dati veramente utili per l’azienda ma soprattutto che ti semplifichi la vita?

Sei alla ricerca di uno strumento che ti permetta di monitorare i tuoi processi aziendali e allo stesso tempo tutti gli aspetti fondamentali richiesti dalla nuova norma?

Anche per te l’analisi del contesto è la richiesta della nuova norma che maggiormente ti crea problemi?

 

Caro Responsabile della Qualità,

se la tua risposta ad una o più di queste domande e SI’ allora continua a leggere.

La nuova versione della norma ISO 9001:2015, dalla cui uscita sono ormai passati 2 anni – per cui hai solo un anno per adeguare il tuo sistema di gestione – (settembre 2018 è il termine), è l’occasione che tutti noi che ci occupiamo di Qualità dobbiamo prendere al volo per poter finalmente dare il giusto risalto alla nostra attività di tutti i giorni e al ruolo di chi come te fa il Responsabile della Qualità.

Dopo i diversi eventi che abbiamo organizzato in questi anni sulla ISO 9001:2015, ai quali hanno partecipato centinaia di persone, abbiamo raccolto e analizzato quelli che sono i punti più critici della norma, quelli su cui la maggior parte delle persone con cui siamo venuti in contatto hanno mostrato dubbi o difficoltà ad implementarli correttamente.

La prima grossa problematica, relativa alla ISO 9001:2015, che ci è stata evidenziata è il dover passare da “documenti e registrazioni” a INFORMAZIONI DOCUMENTATE.

Nella norma infatti, in particolare nei punti 7.5.2 e 7.5.3, viene richiesto di definire i seguenti aspetti o requisiti:

1. Identificazione e descrizione;
2. Definizione del formato e supporto (cartaceo, elettronico);
3. Disponibilità e protezione;
4. Distribuzione, accesso (permessi), reperimento e utilizzo;
5. Archiviazione e preservazione, compreso il mantenimento della leggibilità;
6. Tenuta sotto controllo delle modifiche (per esempio controllo delle versioni);
7. Conservazione ed eliminazione.

Nella stragrande maggioranza delle aziende – probabilmente anche nella tua – la consuetudine è quella di usare file di Office, archiviati su cartelle del server (quando va bene) o sui PC personali, oppure le e-mail, se non addirittura su fogli di carta per archiviare le informazioni del SGQ. Questo modo di lavorare non sembra più essere adeguato, almeno da un punto di vista della stretta interpretazione della norma. E’ infatti evidente che, se si parla ad esempio di “tenuta sotto controllo delle modifiche” o di “permessi di accesso”, serva qualcosa di più di una gestione di files su cartelle del server.

Di fatto la versione 2015 delle norme introduce (finalmente) anche per le informazioni del SGQ la necessità di dare loro una strutturazione, e quindi disporre per la loro gestione di un sistema applicativo (software) basato su un repository centralizzato (database) sotto il suo totale controllo, il quale veicola le informazioni in entrata e in uscita sulla base di opportune policy (regole), facilitando la rintracciabilità, la gestione delle modifiche, il workflow (flusso), l’analisi dei dati, ecc. Niente di diverso da quanto qualsiasi ERP fa con le informazioni di contabilità, magazzino, produzione. Ma in questo caso il concetto è applicato alle informazioni della Qualità.

Un vantaggio di questa nuova nomenclatura e approccio è che se le gestirai in modo corretto, dopo ti spiegherò come, avrai a disposizione una quantità di dati ed informazioni così preziosi che chiunque in azienda saprà che tu sei la persona più importante e con la più ampia conoscenza a cui rivolgersi per prendere decisioni che possono migliorare i flussi, le procedure e i processi dell’azienda.

Il secondo e probabilmente più grande e sul quale quasi tutti si sono arenati è l’ANALISI DEL CONTESTO.

Partendo dal presupposto che ogni impresa dovrebbe basare le proprie attività su un modello organizzativo per arrivare al quale l’imprenditore, ho evidenziato la parola l’imprenditore perché è lui che ha in testa le risposte a queste domande, dovrebbe identificare:

Strategie ⇒ Dove vogliamo andare (obiettivi e politiche)

Struttura ⇒ Con quali mezzi (funzioni e processi)

Controllo ⇒ Come verifichiamo la direzione (il cruscotto: indicatori e reporting).

Questi fattori derivano dalle teorie organizzative, dal buon senso e dalla logica e vengono ora in parte integrati in diversi punti della ISO 9001:2015.

Dicevo, partendo dal presupposto sopra, per rispondere al tema delle strategie la nuova ISO 9001:2015 dice:

Punto 4: “[…] L’organizzazione deve determinare i fattori esterni e interni rilevanti per le sue finalità e indirizzi strategici e che influenzano la sua capacita di conseguire il(i) risultato(i) atteso(i) […]”

Questo punto è molto importante e spesso è un passaggio sul quale viene fatta molta confusione e si rischia di mal interpretare la nuova norma – questo lo abbiamo visto in molti nostri clienti che come te stanno cercando di adeguare il loro sistema di gestione.

Le domande a cui devi rispondere, insieme alla tua Direzione, sono: Quali sono gli obiettivi che ci prefiggiamo e i rischi che corriamo? Cosa può andare male o bene? Cosa può influenzare positivamente o negativamente il raggiungimento dei nostri obiettivi?

Per poter rispondere a queste domane ed identificare le strategie, qualsiasi approccio tu e l’azienda in cui lavori vogliate adottare, devi seguire sempre i seguenti passi:

1. identificare il contesto esterno quindi le opportunità e le minacce che possono influenzare la tua azienda;
2. identificare il contesto interno ovvero le forze e debolezze della tua azienda;
3. definire le azioni più adatte alla strategia che volete perseguire, ad esempio attraverso un’analisi SWOT, cioè uno strumento di pianificazione strategica usato per valutare i punti di forza (Strengths), i punti di debolezza (Weaknesses), le opportunità (Opportunities) e le minacce (Threats) di un progetto o in un’impresa.

Una analisi del contesto quindi è una analisi dei rischi “organizzativi” e le scelte riguardanti la struttura definita che ne consegue sono la risposta.

L’output del processo di analisi così come te l’ho appena descritto può essere raccolto in un documento che può sostituire il “Manuale della Qualità”, non più obbligatorio, e diventare le “linee guida organizzative” dell’azienda, nelle quali l’analisi del contesto avrà uno specifico capitolo.

Una volta fatta l’analisi del contesto andrai quindi a definire i processi attraverso i quali vuoi raggiungere gli obiettivi e il monitoraggio della loro efficacia. In questo modo avrai la possibilità di ridurre e controllare i rischi che hai individuato durante l’analisi del contesto.

I processi è bene che vengano definiti come entità specifiche all’interno del sistema informativo aziendale, in modo da potere strutturare le relative informazioni.

In particolare il monitoraggio è un’attività che deve essere svolta con continuità, si avvale di informazioni e dati che sono già contenuti nei vari database aziendali, e, per questo, può essere svolta in gran parte tramite procedure automatiche.

Partire da una buona analisi del contesto, identificare e mappare correttamente i vari processi aziendali consentirà alla tua Direzione di tenere sotto controllo l’andamento della azienda in maniera più puntuale ma soprattutto a te, responsabile della Qualità, di diventare la persona più importante in azienda perché sei quello che ha il controllo completo su tutti i dati.

Ti piacerebbe diventare così importante per la tua azienda ma non vuoi continuare a girare per gli uffici ad elemosinare i dati che ti servono e nemmeno impazzire dietro ai 1000 fogli Excel in cui sono raccolte le Non Conformità o altre informazioni legate alla Qualità che faticosamente sei riuscito a far compilare dai tuoi colleghi?

Secondo te cosa potrebbe aiutarti a raggiungere questo obbiettivo?  Cosa potrebbe aiutare te e i tuoi colleghi nelle attività di tutti i giorni e farti apparire agli occhi di tutti come un punto di riferimento in azienda?

La risposta è QualiWare in Cloud.

QualiWare è un unico software modulare il che significa che potrai “costruirlo” su misura alle tue esigenze unendo i moduli che ti servono, volendo anche aggiungendoli in un secondo momento. E con la versione Cloud non dovrai preoccuparti dell’infrastruttura informatica!

Con QualiWare oltre alla gestione per Processi che è il fulcro della nuova ISO 9001:2015 potrai anche fare:

• Controlli in Accettazione: con questo modulo potrai effettuare i controlli sul materiale in ingresso, gestendo i piani di controllo, le statistiche e gli eventuali free-pass in maniera veloce e centralizzata. Le bolle in ingresso verranno automaticamente caricate in QualiWare e in base al piano di controllo verranno mostrati i controlli da fare per ciascun oggetto.
• Gestione Segnalazioni e Reclami, Non Conformità e Azioni sul Sistema: un unico sistema che ti consente di tracciare le Non Conformità dal reclamo del cliente, passando per la segnalazione al fornitore fino all’azione correttiva. Il tutto senza l’obbligo di compilare tutte le maschere e con la possibilità di partire dal punto del flusso di gestione che vuoi.
• Gestione Strumenti ed Attrezzature: pianificare e gestire la manutenzione dei tuoi strumenti e macchinari è importante per evitare blocchi alla produzione o ai servizi che fornite. QualiWare ti avvisa delle scadenze in modo da poter organizzare al meglio la manutenzione.
• Gestione Documentale, Form Designer e BPM: non un semplice archiviatore di documenti ma uno strumento flessibile e potente che ti permette di creare in completa autonomia maschere di inserimento dati dagli scopi più disparati. In oltre grazie al BPM potrai gestire i workflow di approvazione sia semplici e lineari che con fasi parallele e/o esclusive.
• Gestione Audit: che sia interno od esterno è fondamentale registrare e monitorare ciò che risulta durante le verifiche ispettive. In oltre potrai collegare direttamente all’audit le eventuali Non Conformità che emergeranno.
• Gestione Risorse Umane, Formazione e DPI: la formazione è la leva della crescita. Mantenere gestita, senza sforzi e senza rischi di dimenticarsi le scadenze, la formazione dei tuoi colleghi con il modulo HR di QualiWare è possibile. Grazie allo stesso modulo potrai pensare anche alla loro sicurezza, consegnando e gestendo i DPI in maniera corretta.
• Gestione Indicatori: grazie a questa funzione raccogliere e mostrare i dati alle giuste persone sarà semplice e automatico.
• Valutazione Fornitori: un altro dato importante per non rischiare blocchi o ritardi è la corretta valutazione dei fornitori che ti consente di analizzare e gestire il rischio sulla catena di fornitura analizzando le informazioni oggettive (segnalazioni di NC, giorni di ritardi di consegna, ecc…) e soggettive (segretaria antipatica, commerciale competente…giusto per fare qualche esempio) il tutto in maniera semplice e semi-automatica.
• Gestione Riunioni: di riunioni in azienda se ne fanno sempre tante, il difficile è monitorare le attività che vengono decise durante il loro svolgimento. Con questo modulo oltre alla redazione del verbale è possibile schedulare le attività ed avvisare periodicamente il relativo responsabile della relativa data di scadenza.
• Gestione Riesame: invece di dover correre come un matto e racimolare a destra e sinistra i dati su NC, audit, indicatori e tutte quelle informazioni che servono per effettuare un riesame, grazie a questo modulo potrai con pochi click raccogliere tutte le informazioni e i dati che sono già presenti nel sistema e velocizzare e semplificare così tutto il lavoro.
• Gestione del Rischio: quando hai la necessità di gestire in maniera più approfondita i rischi connessi alla tua attività hai a disposizione questo modulo grazie al quale potrai pianificare le azioni che ti consentiranno di ridurre o mantenere inalterati i rischi che hai individuato.

Quali sono i vantaggi di utilizzare QualiWare?

Eccoti 7 buoni motivi per scegliere di utilizzare QualiWare.

1. QualiWare è il software per la gestione di Qualità, Sicurezza ed Ambiente più flessibile che ci sia sul mercato. Grazie al FORM DESIGNER (un tool inserito nel programma)  potrai creare, da solo o con il supporto del reparto IT della tua azienda, tutta una serie di interfacce grafiche che ti consentiranno di raccogliere informazioni o creare documenti con tutte le potenzialità offerte dal database SQL ( il più conosciuto ed utilizzato al mondo) su cui si sviluppa QualiWare.
2. La semplicità con cui potrai gestire ogni singolo aspetto del tuo sistema di gestione, sia esso di qualità, sicurezza o ambiente. Ogni modulo di cui è composto QualiWare è pensato per essere intuitivo, pratico e soprattutto per agevolare le attività quotidiane di chi lo utilizza. I tuoi colleghi inseriranno più volentieri le informazioni che gli competono non dovendo perdere un sacco di tempo ogni volta e non dovendo impazzire per capire come e dove inserirle.
3. Dopo oltre 20 anni di esperienza siamo in grado di interfacciarci con tutti i software gestionali presenti sul mercato dai più piccoli ai più grandi e complessi. Ognuno degli oltre 500 nostri clienti ha un software gestionale differente e per ognuno siamo riusciti con facilità ad interfacciarci e scambiare dati. Quindi non dovrai perdere tempo a ricopiare le informazioni che sono già presenti sul tuo gestionale, le anagrafiche clienti, fornitori e articoli, e inserirle in QualiWare e nemmeno ricordarti di aggiornarle se vengono modificate. Sarà il sistema che in automatico si occuperò di allineare le informazioni necessarie. Stesso discorso per le bolle in ingresso se devi implementare un sistema di controllo in accettazione.
4. La preparazione del nostro team di tecnici. Ogni tecnico è ottimamente formato e aggiornato sulle ultime novità in termini di sviluppo software e normative e la costante attività presso i clienti lo rende un ottimo consulente in grado di proporti delle soluzioni molto efficaci e testate per la risoluzione di problemi che quotidianamente gli addetti alla Qualità, come te, si trovano ad affrontare.
5. QualiWare è in costante sviluppo ed evoluzione ma con un occhio di riguardo per i suoi clienti già acquisiti. Ogni nuovo sviluppo o miglioria viene fatto senza stravolgere le funzionalità e la grafica già presenti in modo che chi già utilizza il sistema, anche da diversi anni, ritrovi un ambiente familiare ed intuitivo a differenza di ciò che spesso accade con altri software (basti solo che pensi ai cambiamenti che ci sono tra una versione e l’altra di Office).
6. Avrai un sistema centralizzato che automatizza la richiesta di inserimento dati da parte degli utenti o li raccoglie in automatico o che addirittura ti avvisa o avvisa i tuoi colleghi di una scadenza, sia essa di un corso, di un DPI, di una Non Conformità, di un documento o di una manutenzione, che ti o li riguarda. Questo renderà la tua vita molto più semplice. Non dovrai andare in giro ad elemosinare i dati dai tuoi colleghi e non dimenticherai nessuna scadenza. Con un guadagno per te (anche per i tuoi colleghi) in termini di tempo guadagnato che potrai utilizzare per altre attività che è quasi incalcolabile. Per non parlare del miglioramento della qualità del tuo lavoro e della diminuzione dei livelli di stress a cui sei sottoposto.
7. Questo probabilmente è il motivo che più ti farà apprezzare dalla Direzione. Grazie a QualiWare avrai a disposizione uno strumento di Business Intelligence che potrà utilizzare anche la tua Direzione e questo ovviamente porterà ad una migliore analisi dei dati legati al sistema di gestione che consente di abbattere gli sprechi ed ogni euro risparmiato non impatta sul fatturato ma sugli utili portando ad un notevole miglioramento dell’azienda. E la Direzione riconoscerà A TE il merito di aver voluto in azienda QualiWare e tutti i tuoi colleghi ti ringrazieranno perché perderanno meno tempo e lavoreranno più sereni.

QualiWare è già stato scelto come software per la gestione della Qualità, Sicurezza, Ambiente e Documentale da oltre 500 aziende!

E con la versione Cloud puoi iniziare ad utilizzarlo anche tu nel giro di pochissimi giorni, ed iniziare a godere dei grandi vantaggi offerti da una gestione della qualità informatizzata come si deve! Cosa aspetti? Compila il modulo qui sotto e ti contatteremo per una demo online e mostrarti cosa potrai fare con QualiWare!

 

QualiWare è un marchio registrato di Analysis s.r.l.

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